Močno kongresno obarvan prvi teden septembra v Ljubljani

Na primeru dveh kongresov bomo v nadaljevanju nanizali spekter podpore, ki jo Kongresni urad pri Turizmu Ljubljana nudi organizatorjem dogodkov – ta kompleksen splet aktivnosti v podporo pridobitvi in izvedbi mednarodnih kongresov je verjetno delno neznan tudi našim partnerjem v destinaciji. 

Konferenci ESRA 2015 in Alzheimer Europe

Največji medicinski kongres v tem letu – ESRA 2015, s področja lokalne anestezije in terapije bolečine, se je odvil med 2. in 5. septembrom 2015 na Gospodarskem razstavišču. Končno število registracij je bilo 1.366, udeleženi zdravniki specialisti, med katerimi jih je precej pripotovalo k nam s spremljevalci, pa so prišli iz 71 držav.    

V Cankarjevem domu je vzporedno, med 2. in 4. septembrom 2015, tekla letna konferenca Alzheimer Europe, ki združuje bolnike z demenco, njihove svojce in strokovnjake, med katerimi lahko naštejemo zdravnike nevrologe, psihiatre, družinske zdravnike, psihologe, sociologe in farmacevte. Statistika za ta dogodek je bila 556 udeležencev iz 43 držav, za katere tudi vemo, da so v precejšnjem številu podaljšali svoje bivanje v Ljubljani ali drugod po Sloveniji. 

Specializirana podjetja, ki nudijo storitve kongresne organizacije

Omenjena kongresa sta bila nekoliko specifična zato, ker sta bila oba organizatorja iz tujine, kar postaja vse bolj opazen model pri dogodkih, ki se odvijajo v Ljubljani. Znanstvena ali strokovna združenja, kot je npr. ESRA, namreč vse pogosteje sklepajo srednje- ali dolgoročne pogodbe s specializiranimi podjetji, ki na trgu ponujajo storitve profesionalne kongresne organizacije in tudi upravljanja samih združenj (t.i. association management). 

Globalno podjetje Kenes, s sedežem v Izraelu, tako že nekaj let v imenu združenja dela na tem letnem projektu. V primeru konference Alzheimer Europe pa organizacijo dogodka vodi samo združenje oziroma oseba, ki je prav v ta namen v njem zaposlena.  

V začetku pomembna vloga predstavnikov stroke, kasneje številnih deležnikov v destinaciji 

Od samega začetka – povabila oziroma kandidature in lobiranja, da kongres pride v Ljubljano, je praviloma ključnega pomena aktivna vloga lokalnih oziroma slovenskih predstavnikov stroke, ki so aktivni v regionalnih, evropskih ali mednarodnih združenjih. 

Ko je Ljubljana enkrat potrjena, pa k uspešnosti dogodka v kasnejših fazah priprav in same izvedbe pripomore tudi profesionalno sodelovanje številnih deležnikov v destinaciji – poleg kongresnih centrov, hotelov, catering podjetij, prevoznikov svoj delež prispeva tudi Turizem Ljubljana s svojim Kongresnim uradom, toliko bolj, ko so organizatorji iz tujine. 

Za ESRA 2015 se je sodelovanje Turizma Ljubljana začelo dve leti in pol pred dogodkom 

V primeru kongresa ESRA 2015 se je naše sodelovanje s Kenesom začelo spomladi 2013, jeseni pa smo koordinirali in izpeljali ogledni obisk njihove predstavnice, ki se je osredotočila na hotelsko ponudbo ter izbor hotelskih nastanitvenih zmogljivosti za sam kongres. 

V marcu 2014 je začela komunikacija z vodjo projekta za kongres, ki se je nanašala na številne vidike destinacije – priporočila izvajalcev za celo vrsto storitev, različna svetovanja glede prizorišč za dogodke, predloge kulturnih programov, restavracij za posebne večerje, darila za VIP-je itd., če izpostavimo le nekatere. 

Septembra 2014 smo organizirali promocijo na predhodnem kongresu v Sevilji z namenom, da čim več udeležencev opozorimo na Ljubljano kot naslednjo destinacijo, kar je za organizatorje pomembno, saj pomaga doseči pričakovano število registracij. 

Nato smo v začetku tega leta sodelovali pri organizaciji in izvedbi pripravljalnega obiska ekipe Kenesa in predstavnikov združenja ESRA, v juniju pa je sledil še en delovni obisk nove vodje projekta s strani Kenesa. Vmes je stalno tekla komunikacija, ki je postala vse bolj intenzivna, kakor se je približal datum dogodka. Na nek način smo imeli vlogo »insajderskega« svetovalca in ponudnika rešitev za številna vprašanja, ki so jih zastavljali. 

V primeru tega kongresa smo sodelovali tudi pri organizaciji rekreacijskega teka v Tivoliju za kongresne udeležence, ki ga je izvedel Timing Ljubljana, seveda pa smo nudili podporo v samem času kongresa na GR, z informacijsko točko oziroma mobilnim TIC-em Ljubljana. Tam smo poleg osnovne naloge – to je podajanja informacij in raznovrstnih promocijskih materialov, prodajali tudi izbrane spominke, oglede mesta ter izlete po Sloveniji. 

Pri Alzheimer Europe od pomoči pri izbiri prizorišča pred letom in pol do info točke na kongresu

Pri konferenci Alzheimer Europe je prva komunikacija s predstavnico združenja stekla v marcu 2014, ko je Ljubljana že bila v ožjem izboru, izbirali pa so še prizorišče. Potrditvi je sledila naša podpora pri promociji Ljubljane na predhodni konferenci v Glasgowu, ki jo je s predstavitvijo zaokrožila predsednica društva Spominčica, Štefanija Lukič Zlobec. 

Naša podpora je bila kasneje usmerjena v marketinške vsebine, kot so foto baza, besedila oziroma informacije za spletno stran, izbira lokacij za gala in druge večerje. Sodelovali smo tudi pri dveh delovnih obiskih predstavnice združenja, prispevali glasbeni program in animacijo ob otvoritvenem večeru kongresa, uredili dogovor o brezplačnem prevozu z LPP, organizirali ogled mesta z dvema kavalirjema za skupino bolnikov z demenco s spremljevalci in še marsikaj drugega. 

V Cankarjevem domu smo bili prav tako prisotni s turistično informacijsko točko in informatorko, ki je s številnimi nasveti pripomogla k temu, da so se udeleženci konference počutili kar se da prijetno v Ljubljani. 

Delo na tem področju je pogosto pravi tek na dolge proge, ki pa prinese znatne finančne učinke v destinaciji in močne poslovne povezave s tujimi partnerji.