Mednarodni kongresi: od pridobivanja do promocije, vmes lahko preteče tudi kar nekaj let

Tokrat v rubriki Kongresna Ljubljana osvetljujemo prav ta vidik in predstavljamo proces pridobivanja mednarodnih kongresov, ki je pogosto bolj »v ozadju«, javno oziroma še posebej v slovenski javnosti manj izpostavljen in s tem tudi ne dovolj poznan. Od prvega koraka, ki je praviloma povezan z raziskavami o mednarodnih združenjih in potencialom, da s pomočjo lokalnih strokovnjakov ali znanstvenikov pridobimo kongres za Ljubljano, do same izvedbe namreč lahko preteče kar nekaj let. Partnerji v destinaciji, ki aktivno delajo pri kandidaturah za mednarodne dogodke, se trenutno usmerjajo predvsem v leti 2015 in 2016, časovno najbolj oddaljen projekt pa sega celo v leto 2019.

Proces začetne evaluacije in priprave kandidature lahko traja kar nekaj mesecev, nato pa – če se Ljubljana uvrsti v ožji izbor potencialnih destinacij – sledi ogledni obisk predstavnikov združenja oziroma naročnika pred končno odločitvijo. Odločitev lahko sprejme ožji krog (na primer izvršni odbor), včasih pa o njej glasujejo vsi delegati na letni skupščini, kar zahteva odlično pripravo predstavitve in močno vzporedno promocijo.

Če je za dogodek izbrana Ljubljana, postopno stečejo organizacijske in strokovne priprave, hkrati pa tudi delo pri promociji in trženju kongresa, kar pripomore k doseganju zastavljenih ciljev, povezanih s številom udeležencev, sponzorstev in komercialnih razstav, ki pogosto spremljajo strokovne vsebine kongresa.

Kongresni urad pri Turizmu Ljubljana s partnerji sodeluje v različnih fazah – včasih od samega začetka pridobivanja kongresa in priprave kandidature, pogosteje pa takrat, ko je Ljubljana že v ožjem izboru in se je treba odločevalcem na oglednem obisku pokazati kot vsestransko dobro povezana in profesionalna destinacija. Ko je dogodek za Ljubljano potrjen, predstavniki Kongresnega urada na različne načine sodelujejo z organizatorji pri njegovi promociji.

Večjim kongresom s pretežno mednarodno udeležbo Kongresni urad pri Turizmu Ljubljana po potrebi nudi podporo tudi z osebno udeležbo ali pa z organizacijo promocije na predhodnih konferencah, ki se zatem odvijajo v Ljubljani. V zadnjem obdobju je Kongresni urad na ta način podprl promocijo 16. Mediteranske Lions konference 2013 na Lions Europa Forumu, ki je potekal v Bruslju konec septembra. Pri izvedbi je sodelovalo tudi predstavništvo Slovenske turistične organizacije v Beneluksu s sedežem v Bruslju, kar je bilo stroškovno racionalno in v duhu sinergijskega delovanja različnih institucij.

Spomladi 2014 bo eden večjih kongresov v Ljubljani tega leta Regionalna konferenca WPA (World Psychiatric Association), na kateri pričakujejo okoli tisoč udeležencev, profesionalni kongresni organizator združenja pa je iz Češke. Prav te dni poteka v Pragi Mednarodna konferenca WPA, na kateri je ljubljanski Kongresni urad promocijsko prisoten, z osebno udeležbo na samem prizorišču pa bo promocijo dodatno nadgradil še v naslednjem letu, ko bo na Dunaju potekala Regionalna konferenca WPA 2013.

S tovrstnimi promocijami želi Kongresni urad spodbuditi čim več zanimanja za Ljubljano, kar praviloma pozitivno vpliva na število registracij potencialnih udeležencev, hkrati pa se s tem krepi splošna prepoznavnost Ljubljane med uveljavljenimi posamezniki v številnih profesionalnih okoljih v tujini.

Grafični prikaz podaja ključne elemente v postopku pridobivanja kongresa in proces od prvih raziskav do končne odločitve. Tudi če odločitev ni ugodna za Ljubljano, postopek ni zaključen, saj jo urad najpogosteje razume kot iztočnico za nadgradnjo kandidature v katerem od naslednjih let.