Pomen sodelovanja za uspešen razvoj: Ljubljana del mreže evropskih kongresnih uradov

V tem duhu je pred dobrim letom začela nastajati nova mreža evropskih kongresnih uradov – EU CVB Network. Ljubljana sodeluje v njej s še šestimi drugimi mesti: Firencami, Göteborgom, Lyonom, Rotterdamom, Salzburgom in Valencio. Vsi partnerji so v tem času utrdili prepričanje, da lahko s povezanim marketingom ter izmenjavo znanja, izkušenj in najboljših praks koristijo tako posameznim organizacijam kot tudi preostalim članom mreže in, ne nazadnje, njihovim strankam.

Most do sedmih kongresnih destinacij

EU CVB Network organizatorjem mednarodnih srečanj ponuja možnost, da navežejo stik s sedmimi mesti hkrati. Z izjemo Ljubljane, ki je edina med njimi prestolnica in eno manjših mest v skupini, gre za druge najmočnejše kongresne destinacije (v primeru Valencie pa tretje) v matičnih državah, ki so prepričane v svoj potencial in pogosto neupravičeno ostajajo v senci bolj prepoznavnih nacionalnih »prvakinj«.

Na skupni imenovalec so bile postavljene ključne značilnosti mest: imajo kompaktna mestna središča s kratkimi razdaljami do prizorišč in zanimivosti; kongresne zmogljivosti so primerne za srednje velike oziroma večje mednarodne dogodke (skupaj se usmerjajo v segment dogodkov z več kot tisoč udeleženci); vsa mesta tesno sodelujejo z lokalno skupnostjo, se osredotočajo na trajnost in inovacije ter ponujajo osebni pristop in zavezo, da bodo sodelovala z združenji pri iskanju najbolj optimalnih rešitev za organizacijo dogodkov po epidemiji; njihova geografska razpršenost pomeni, da lahko ustrezajo vzorcu rotacije srečanj evropskih združenj in so primerna za prireditve z več središči (t. i. multi-hub), saj so vse destinacije vlagale v tehnološko infrastrukturo, potrebno za izvedbo dogodkov v skladu s trendi.

Stičišče številnih koristnih informacij

V dobrem letu neformalnega delovanja se je zvrstilo kar nekaj aktivnosti, ki so podkrepile uspešnost zastavljenega sodelovalnega modela. Prvi skupni dogodek mreže, ki je bil tik pred izbruhom koronske krize marca lani, je  vzbudil precejšnje zanimanje med predstavniki znanstveno-strokovnih združenj s sedežem v Bruslju.

Z razmahom epidemije se je sodelovanje preselilo na splet, mreža pa je v času številnih izzivov postala stičišče številnih koristnih informacij, pa tudi pomemben podporni sistem za pripravo aktivnosti za okrevanje turizma in industrije srečanj. Partnerji so izvedli dve »borzi« izmenjave podatkov o kongresih evropskih združenj, ki so jih gostili in ki so potencial za druge destinacije, ki jim lahko s stiki z naročniki odprejo vrata.

Spletni dogodki za naročnike

Ker so bile tako rekoč vse poslovne borze in delavnice odpovedane, je EU CVB Network lani in letos prestavil prvotno načrtovane dogodke v živo v spletno okolje. Med lanskim decembrom in prejšnjim mesecem so partnerji mreže gostili tri virtualna srečanja z naročniki – dve za predstavnike evropskih oziroma mednarodnih združenj in eno za vodilne predstavnike mednarodno uveljavljenih PCO agencij (profesionalni kongresni organizatorji), ki so jim predstavili svoje delovanje in načrte za prihodnost, vključno s poslovnimi priložnostmi za vse deležnike. Uspeli so pridobiti pomembne stranke, ki so bile zelo prijetno presenečene nad zanimivim konceptom sodelovanja, osebnim pristopom in možnostjo, da se jih – v primeru združenj – poveže s kolegi, s katerimi se lahko posvetujejo in si delijo izkušnje.

Februarja letos je sledila tudi komunikacija na ravni odnosov z javnostmi o konceptu in projektih mreže EU CVB Network v specializiranih in kakovostnih evropskih medijih, ki se osredotočajo na kongresni segment. Partnerji so z usklajeno akcijo dosegli objave v šestnajstih medijih.

Pozitivni odzivi nekdanjih in potencialnih naročnikov

»EU CVB Network je odlična nova pobuda. Destinacije sodelujejo in ne tekmujejo, kar lahko ustvari nove priložnosti za organizatorje dogodkov. Majhna skupina sogovornikov omogoča personalizirano interakcijo in je dodana vrednost tudi pri iskanju prihodnjih destinacij. To je že sprožilo nekaj priložnosti,« pravi Valerie Thiollet, vodja oddelka za kongrese specialističnih združenj pri Evropskem združenju za kardiologijo. To med drugim organizira enega največjih letnih kongresov v Evropi – zadnji v živo je privabil več kot 35.000 udeležencev.

Ori Lahav, podpredsednik skupine Kenes in predsednik IAPCO – Mednarodnega združenja profesionalnih kongresnih organizatorjev, je dodal: »Zelo sem bil navdušen, ko sem slišal novice o delovanju mreže EU CVB. Sodelovanje med odličnimi kongresnimi destinacijami, ki lahko profesionalnim organizatorjem zagotavljajo podporo v skladu z novimi normami industrije srečanj, se mi zdi fantastično.«

»Mreža EU CVB mi je ponudila odlične priložnosti za izmenjavo idej in izkušenj z drugimi združenji. Odpira tudi nove načine za boljše spoznavanje drugih destinacij in njihovih prizorišč, ob osebno vzpostavljenem stiku z njihovimi predstavniki, kar zvišuje raven zaupanja in skrajša čas iskanja primerne rešitve za naše prihodnje dogodke. Mreža gradi na izkušnjah in istih ciljih, ki jih podpirajo brez tekmovalnosti,« pravi Melanie Decker, direktorica za kongrese in razstave pri Parenteral Drug Association Europe.

Pogled naprej

Aprila in maja mreža načrtuje še dve spletni poslovni srečanji s strankami združenj in PCO agencijami ter snuje svoj drugi poslovni dogodek v živo septembra v Bruslju.